Kytkynä tulevat Microsoft SQL Serverin raportointityökalut

Monilla pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on tietämättään käyttöoikeus laadukkaisiin raportointivälineisiin. Syynä on, että yritykset ostavat ensin yritysohjelman, kuten palkanlaskujärjestelmän, ja saavat sitten kylkiäisenä tietokantaohjelman, jota yritysohjelma tarvitsee toimiakseen. Microsoftilla on hyvä markkina-asema tietokantarintamalla, joten ohjelmistokaupan mukana on voinut tulla Microsoftin SQL Server -tietokanta, jonka Standard Edition -lisenssiin sisältyy monia raportoinnin työkaluja. Ohjelmistopakettiin kuuluvilla välineillä IT-osasto voi rakentaa Business Intelligence -ratkaisut alusta loppuun ilman erillisiä BI-ohjelmia tai maksuja.

Käyttäjien kannalta oleellisia työkaluja ovat raportoinnin käyttöliittymät Excel, Power BI Desktop ja SQL Server Reporting Services, jotka näyttävät raportin luvut ja kuvaajat. IT:n ulkopuoliselle väelle nämä työkalut ovat yhtä kuin Business Intelligence. Raportille ilmestyvien lukujen on kuitenkin tultava jostakin, ja siksi raportoinnin kehittäjät joutuvat käyttämään muille tuntemattomia kehitystyökaluja, joita ovat Analysis Services, Integration Services ja SQL Server.

Ilman IT:n valmistelutyötä käyttäjät joutuisivat itse keksimään, mistä tiedot haetaan, miten taulut yhdistetään ja kuinka data siivotaan tai korjataan. Lisäksi käyttäjän pitäisi ratkaista, miten raporttien nopeus ja ylläpito pidetään mahdollisimman tehokkaana. Olisi kohtuutonta vaatia näin yksityiskohtaisia teknisiä taitoja raportin käyttäjiltä, joten IT-osasto tarjoaa valmiit palaset raportointiin. Tavoitteena on, että käyttäjät pääsisivät helposti kiinni hyvälaatuiseen tietoon ja voisivat keskittyä liiketoiminnan ongelmien ratkaisuun.

Käyttäjien raportointivälineet

Excel

Microsoft Excel -taulukkolaskentaohjelma on monipuolinen työkalu, joka sopii erinomaisesti analytiikkaan. Ohjelmalla voi hakea datan myyntijärjestelmästä, rajata tiedot tiettyyn myyntipäällikköön ja visualisoida lopputuloksen pylväskuvaajassa. Excelillä voi tehdä niin paljon, että käytön esteeksi nousee ensin henkilöstön puuttuvat taidot kuin ohjelman puuttuvat ominaisuudet.

Excelin etuna on se, että käyttäjä voi hakea tietokannasta lukuja pohjaksi omille laskelmilleen, mikä on vaikeaa monilla muilla työkaluilla. Useimmissa BI-työkaluissa on hankala tehdä jatkolaskelmia raportin luvuilla, jolloin rinnalla joutuu käyttämään Exceliä.

Taulukkolaskennan perustaitojen lisäksi käyttäjän olisi syytä osata käyttää Pivot-tauluja, joiden avulla dataa saa ryhmiteltyä, suodatettua ja yhteenlaskettua mitä moninaisin tavoin. Tiedon hakeminen on helppoa, jos IT-osasto on valmistellut OLAP-kuution tai Vertipaqin taulukkomallin Analysis Servicellä. Muussa tapauksessa käyttäjä joutuu syventymään Excelin Power Query -moduulin toimintaan.

Power BI Desktop

Power BI Desktop on ilmainen käyttäjän koneelle asennettava analytiikkaohjelmisto. Sen pääasiallinen vahvuus on monipuoliset visualisointitoiminnot ja käyttäjän napsautuksiin reagoiva interaktiivisuus. Vaikka ohjelman käyttö on melko helppoa, sopii se parhaiten henkilöille, joilla on hieman analyytikon taipumuksia ja jotka haluavat löytää datasta uusia asioita.

Ohjelmistolla pystyy hakemaan tietoa useista eri lähteistä ja muovaamaan dataa raportoinnin tarpeisiin, mutta kaikki tämä vaatii käyttäjältä syvempää perehtymistä. Käyttäjien kannalta on helpointa, jos IT-osasto on valmistellut datamallin valmiiksi esimerkiksi Analysis Services -ohjelmistolla.

SQL Reporting Services

Reporting Services on nimenä tuntematon monelle toimihenkilölle, vaikka sen raportteja käytetään yrityksissä aktiivisesti. Oman arvioni mukaan yrityksen raportoinnista 90 % voisi toteuttaa Reporting Servicellä. Kyse on usein paperille printattavista yksityiskohtaisista raporteista, kuten talousosaston tuloslaskelmasta tai taseesta.

Olen itse innostunut analytiikasta, joten minun on vaikea ymmärtää, että useimpia ei kiinnosta piirrellä käppyröitä tietokoneella tai etsiä uusia johtolankoja datasta. Tälle joukolle on tärkeintä saada tarkkaan määritellyt luvut täsmällisesti, tutussa ja helposti saatavissa olevassa muodossa. Käyttäjä avaa raportin joko selainikkunassa tai automaattisesti sähköpostiin saapuvasta liitteestä.

Vaikka interaktiivisuus ei ole standardiraporttien idea, niihin voi lisätä rajauskenttiä tai vielä yksityiskohtaisempiin raportteihin pureutuvia linkkejä. Useimmiten ei muuta tarvitakaan.

Kehittäjien välineet

Riippumatta siitä, millä välineillä raportoi, työvaiheet ovat hyvinkin samanlaisia. Olen kerännyt alla olevaan vuokaavioon listan BI-kehityksen tyypillisistä työvaiheista ja ryhmitellyt ne Microsoftin työkalujen alle. Kaikkia vaiheita ei ole tarpeen käydä jokaisen raportin kohdalla läpi, vaan aiemmin luotua pohjaa voi hyödyntää uusissa projekteissa. Esimerkiksi uuden raportin luonti vaatii yleensä vain Reporting Services -palvelun viimeisten työvaiheiden läpikäynnin.

Kaikki raportoinnin vaiheet olisi teoriassa mahdollista tehdä yhdellä työkalulla alusta loppuun asti. Esimerkiksi QlikView ja Power BI mainostavat, että yhdellä ohjelmalla saa hoidettua kaikki vaiheet. Väite yhdestä työkalusta on kuitenkin hieman näennäinen, sillä samaksi ohjelmaksi väitetty BI-ratkaisu koostuu useasta toisistaan ratkaisevasti eroavasta moduulista. Power BI:ssä on eri nappien takana oma raporttinäkymä, relaationäkymä ja datanäkymä, jotka toimivat omalla logiikallaan. Jos ohjelmaa tutkii tarkemmin, huomaa että taustalla pyörii Analysis Services -palvelu.

SQL Server Analysis Services

Analytiikan haasteena on ollut, että dataa on paljon ja käyttäjät ovat kärsimättömiä. Raportointiohjelmien pitäisi reagoida välittömästi käyttäjän napsautuksiin ja yhteenvetojen pitäisi ilmestyä ruudulle silmänräpäyksessä. Tavalliset relaatiotietokannat eivät selviydy kovin hyvin tällaisesta laskentataakasta, joten vaihtoehdoksi on luotu analytiikkaan erikoistuneita kantoja, joita kutsutaan online analytical processing -kannoiksi eli OLAP-kuutioiksi. Niihin on tallennettu etukäteen laskutoimituksia, joita käyttäjä saattaisi kysyä raportointijärjestelmältä.

Useimmat BI-ohjelmistotalot käyttävät samaa ideaa, mutta omalla salaisella toteutuksellaan. Microsoftin Analysis Services, IBM:n Cognos Transformer ja monet muut tekevät OLAP-kuutioita, jotka toimivat vain ohjelmistotalon omalla raporttityökalulla.

SQL Server

SQL Server on tietokanta, eli datan säilyttämiseen, syöttämiseen, muokkaamiseen ja lukemiseen erikoistunut järjestelmä. Käyttäjien ei ole tarkoitus lukea tai kirjoittaa suoraan tietokantaan, vaan he käyttävät jotakin muuta yritysohjelmaa, joka käyttäjän tietämättä tallentaa tiedot SQL Serverille.

BI-kehittäjille SQL Server on ennen kaikkea paikka, jonne sekalaisten järjestelmien data kerätään yhteen paikkaan. Kyse on tietovarastosta, jonne raportoinnissa käytettävät dimensiot ja faktataulut säilötään.

SQL Server Integration Services

SQL Server on hyvä käsittelemään tietoa, joka on jo tietokannassa, mutta huono ymmärtämään muita järjestelmiä. Sen vuoksi Microsoft on kehittänyt Integration Services -työkalun, joka osaa kytkeytyä lähes kaikkiin yleisessä käytössä oleviin tietokantoihin ja tiedostomuotoihin.

Integration Services -työkalulla kehittäjä luo tehtävälistoja, jotka vaihe vaiheelta kertovat, mistä tietoa haetaan, miten tietoa muovataan ja minne tieto tallennetaan. Nämä tehtävälistat kehittäjä tallentaa SQL Serveriin paketeiksi, jotka palvelin käynnistää määritetyn aikataulun mukaisesti.